RaKKi-areenan kulunvalvonnan rekisteri- ja tietosuojaseloste

[Petra Falin]

Rakkiareenan kulunvalvonnan rekisteri- ja tietosuojaseloste 1.3.2021
REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE kulunvalvonnasta

Rekisterin nimi
Rakkiareenan kulunvalvontarekisteri (Suopunki 2, 96440 Rovaniemi).

Rekisterinpitäjä
Rovaniemen Käyttökoirat ry

Tämän rekisterin vastaava yhteyshenkilö
Kimmo Suopajärvi
puh. 0442409477
email: Info.rkkry@gmail.com

Rekisterin käyttötarkoitus ja oikeusperusta
Rovaniemen Käyttökoirat ry tarjoaa RaKKi-areenalla harjoitustilaa jäsentensä ja yhdistykseen nähden ulkopuolisten henkilöiden käyttöön. Tilan käytön yhteydessä toteutetaan kulunvalvontaa tiloissa liikkuvista jäsenistä, sekä kerätään vierailijatiedot yhdistykseen nähden ulkopuolisilta kävijöiltä.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen (GDPR 6.1c).

Rekisterin tietosisältö
Henkilötietoja käsitellään RaKKi-areenassa vierailevista henkilöistä (yhdistyksen jäsenet ja ulkopuoliset).

Henkilöistä kerätään seuraavat tiedot: nimi, puhelinnumero ja rooli yhdistyksessä sekä kulkijan yksilöivä tunniste (PIN-koodi).

Säännönmukaiset tietolähteet
Rovaniemen Käyttökoirat ry:n harrastemaksun maksaneiden jäsenten tiedot tallennetaan kulunhallintajärjestelmään, ulkopuolisten vierailijoiden tiedot kerätään varausjärjestelmästä.

Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään kulunvalvontajärjestelmään ovissa olevien lukijalaitteiden kautta. Älypuhelimensa ja saamansa PIN-koodin avulla henkilö voi avata ne ovet, joihin hänelle on määritelty kulkuoikeus. Kun ovi avataan PIN-koodilla, tallentuvat avaajan henkilötiedot (etunimi, sukunimi) kulunvalvontajärjestelmään.

Henkilötietojen vastaanottajat
Pääsy tietoihin on ainoastaan Rovaniemen Käyttökoirat ry:n valtuutetuilla henkilöillä.

Automatisoitu päätöksenteko
Ovet aukeavat hallissa kulkeville ennalta määriteltyjen kulkuoikeuksien mukaisesti käyttäjän saaman PIN-koodin avulla.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto
Kulunvalvontajärjestelmän tallentamia tietoja ei luovuteta säännöllisesti mihinkään. Tietoja voidaan luovuttaa vakuutusyhtiölle vahinkotapauksen korvauskäsittelyä varten. Poliisilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus. 

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytys
Rekisterinpitäjä on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.

Kulunvalvontatietoihin pääsy edellyttää henkilökohtaista tunnusta ja salasanaa, ja on vain Rovaniemen Käyttökoirat ry:n valtuutetuilla henkilöillä.

Tietojen säilytysaika ja sen määräytymiskriteerit
Henkilötietoja säilytetään kulunvalvontajärjestelmässä harrastekauden ajan.  Vierailijatietoja säilytetään 1 vuosi.

Rekisteriin liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeusvaatimus tulee esittää em. rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Tarkastusoikeudesta päättää rekisteriasioista vastaava henkilö.

Rekisteröidyllä on oikeus:
•   Tarkastusoikeus: henkilöllä on oikeus saada vahvistus siitä käsitelläänkö häntä koskevia tietoja sekä oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot. Rekisteröityä voidaan edellyttää toimittamaan pyyntöön liittyviä riittävän täsmällisiä yksityiskohtia, jotta pyydetyt tiedot voidaan toimittaa.
•   Oikeus oikaista tiedot: henkilöllä on oikeus oikaista häntä koskevat virheelliset tiedot ja täydentää puutteelliset tiedot.
•   Käsittelyn rajoittaminen: tietyissä tapauksissa henkilöllä voi olla oikeus edellyttää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
•   Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: henkilöllä voi lisäksi olla oikeus tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, ellei niiden käsittelyyn ole huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Valitusoikeus
Jos katsot, että tietosuojaoikeuksiasi on loukattu, ole yhteydessä rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut löytyvät osoitteesta http://www.tietosuoja.fi